「はやく納品物がほしいけど、やりとりに手間取ってうまくいかない」
そんな経験をしたことがあるという人も多いのではないでしょうか。
じつは、簡単な対策を取るだけで納品までの期間をかなり時短できるのをご存じでしょうか。
結論、最初に具体的なコミュニケーションがとれれば、納品期間を短くできます。
この記事では、そのコミュニケーションでおさえておく３つのポイントをご紹介しますので、依頼で手間取っているという方はご参考ください。
※わたし、ももひきは依頼者・作業者どちらの経験がありますので、その経験をもとに執筆しております。
～もくじ～
なぜ納品が遅くなってしまうのか
納期ギリギリに納品されたり、納期を超えて納品されてしまい、その後の動きが遅くなってしまったという人もいらっしゃるはずです。
しかし、何が原因で納期が遅くなってしまうのかわからないという人も多いのではないでしょうか。
この章では、なぜ納期が遅くなってしまうのか、その理由を2つご紹介します。
①細かいスケジュール管理ができていない
お仕事を依頼するとき、どのような計画で仕事を進めてもらっているでしょうか。
なかには、とりあえず納期だけを伝えて、途中経過を把握していないという人も大勢います。
この方法でも、しっかり納品物を仕上げてくれる人もいるにはいますが、なかにはスケジュール管理がうまくできておらず、一旦完成したものを納品期日ギリギリに上げてくるという人もいます。
「納品前には確認用の仮提出をしてほしかった」
「定期的に進捗を連絡してほしかった」
お仕事開始時にしっかり工程計画を立てていないとやり取りのミスがあるので、十分注意しましょう。
②あいまいなまま仕事が進みだす
依頼時に具体的な依頼内容が伝わっていないと、思惑と違う方向に仕事が進んでしまい、修正などが加わって納期までに納品できなくなる場合があります。
何が原因なのかは一目瞭然なのですが、しっかりと具体的な依頼内容を伝えること、そして依頼したものをどのように利用していくのかまではっきり伝えることが大切です。
簡単にできる3つの効率的なお仕事依頼の方法
効率よく納品してもらいたい。
そうお考えなら、以下でご紹介する3つの方法を試してみてください。
簡単に実践できるものばかりなので、近々依頼を予定している人はぜひチェックしてみてくださいね。
①このお仕事の目的・内容を伝える
「〇〇を〇日までに作ってください」
お仕事を依頼するときに、それだけ伝えるだけでも仕事は進みます。
しかし、作業を行う側としては仕事の目的やクライアントの思惑などを知っておきたいものです。
簡単なイメージを以下に載せてみます。
【例1：目的・内容を伝えない】
クライアント→ク、作業者→作
ク「2週間で〇〇を作ってほしいのですが可能でしょうか」
作「かしこまりました。どういった目的で作成予定でしょうか？」
ク「目的などはお伝え出来ません。具体的な内容も一度完成品を見て決めたいと思います」
作「かしこまりました。（イメージが湧かないけど、とりあえず作るしかないか）」
～1週間後～
作「納品物を作成しましたが、いかがでしょうか」
ク「う～ん、イメージと違うので作り直しをお願いします」
作「かしこまりました。・・・」
～さらに1週間後～
作「修正を行いましたが、いかがでしょうか」
ク「こちらもイメージとは違っていますので、対応をお願いします。また、納期が迫っていますが大丈夫でしょうか」
作「納期までの作成は難しいかと思います・・・」
～BAD END～
例2：目的を伝える
クライアント→ク、作業者→作
ク「2週間で〇〇を作ってほしいのですが可能でしょうか」
作「かしこまりました。どういった目的で作成予定でしょうか？」
ク「〇〇の運用に利用したいと考えています。20～30代の社会人、特に女性の方たちに良い印象を与えて、売り上げアップにつなげられればと考えています。具体的な資料を別途一覧でメールします」
～目的・内容が整理された資料を受領～
作「なるほど、こういった考えで作成を依頼してくれたのか。おっ、参考イメージまで載せてくれてるから動きやすいな」
～1週間後～
作「納品物を作成しましたが、いかがでしょうか」
ク「かなりイメージに近いですが、細かい部分で〇〇と〇〇の修正をお願いします」
作「かしこまりました」
～3日後～
作「具体的に指示していただけたため、短期間で修正が完了しました」
ク「こちらで問題ございません。ありがとうございました」
～HAPPY END～
かなり極端なイメージではありますが、仕事内容をしっかり理解できているのとできていないとでは、仕事スピードに大きな差があります。
しっかりと依頼内容、依頼目的を伝えることで大きな手直しを最大限減らせるので、依頼時にはしっかり伝えるようにしましょう。
②段階的なチェック日を決める
期日を決めて依頼をするとき、効率的に動いてもらいたいのなら、段階的なチェックを行うことが大切です。
チェックを行う理由は主に以下のとおりです。
- こちらの考え通りの動きをしてくれているかの確認
- スケジュールがしっかり進行しているのかの確認
- 納期ギリギリになってしまわないかの確認
- ちゃんと作業してくれているかの確認
こういった密な確認を行っておけば、急に「すみません！納期に間に合いません！」という連絡を受けずに済みますし、状況把握ができているため、不安を感じずに待てます。
もしチェック時に間違った動きをしているのなら、このチェックを行うことで軌道修正も可能なので、確実にチェックを行いましょう。
また、あまり固い印象を与えないように「作業進捗を把握したいので、週に1回状況報告していただけないでしょうか。あわせて現段階の作成物を送付してほしいです」という優しい伝え方をしておくと、お互い壁を作らずに仕事を進められます。
③2段階で納期を伝える（重要）
依頼をするとき「余裕をもって納品してほしい納期」と「この日までなら大丈夫な納期（本当の納期）」を伝えておくと、素早く納品してもらえる可能性が高まります。
この2つの納期を伝えておくことによって、ほとんどの作成者が「余裕をもって納品してほしい納期」までに提出してくれますし、その段階で修正があってもほぼほぼ完成しているため、本当の納期よりも早い時期に提出してくれるでしょう。
もちろん、相手のスケジュールをしっかり把握したうえで伝えることが重要です。
伝えるタイミングは依頼までの相談段階で、以下のような伝え方を心がけましょう。
「お世話になっております。〇〇日までに〇〇を作成していただきたいのですが、ご依頼可能でしょうか。また、余裕をもって動きたいと考えており、〇〇日より少し前、●●日までに納品いただけると助かりますが、こちらも可能でしょうか？」
もしこれで了承いただけたのなら、問題なく依頼しましょう。
いきなり「●●日までに必要です！これ以上は待てません！」と伝えるよりも安心感があります。
おわりに
以上、今回はクライアント目線における効率的な納品に関する対策を整理してみました。
私も何度かクライアント側に立ったこともあり、スケジュール管理と納品までの進捗確認の難しさを知りました。
ただ、その経験もあってクライアント、作成者どちらの考えも把握できたので、よかったのかなと感じています。
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